Sådan gennemfører du møder med effekt

I denne lille føljeton af artikler (som jeg skriver for AltOmLedelse.dk) , vil du få gode råd og inspiration til, hvordan du opnår et ”Effektivt Møde”.

Herunder både hvordan du forbereder og afholder et effektiv møde, men også, hvordan du følger op på aftalerne, så der sker noget. Ofte er det jo først efter selve mødet, at opgaverne løses. Derfor kan klare aftaler og en venlig påmindelse gøre en stor forskel på udbyttet af mødet.

I den første artikel var fokus på dine forberedelser som mødeleder. En vigtig pointe var, at du altid skal overveje grundigt, hvad formålet er med mødet, og om et møde faktisk er nødvendigt.

 

Er mødet nødvendigt, så skal du overveje:

  • Hvilke punkter skal på dagsordenen?
  • Hvem skal deltage på mødet?
  • Hvorfor skal de indkaldte deltage?
  • Hvad skal de indkaldte bidrage med?

I anden del af føljetonen fokuserer vi på, hvordan du gennemfører et effektivt møde og opbygger en sund mødekultur i organisationen.

 

Mødelederen har den vigtigste rolle i det effektive møde

Det vil ofte være dig, der har indkaldt til mødet, der indtager rollen som mødeleder. Det betyder, at du selv har rigtig gode muligheder for at gennemføre effektive møde, når du fokuserer på det ved at starte til tiden, skabe klarhed om mødets formål og sikrer inddragelse af alle deltagere.

En god måde at få skabt et effektiv møde (og mødekultur) på, er at starte til tiden. Hver gang. Også selvom alle – inklusiv chefen – ikke er kommet endnu. Det giver en god effekt at starte til tiden, fremfor at vente på alle deltagere. Det giver en god effekt, fordi de fremmødte ikke spilder tiden. Det signalerer, at du tager indholdet på mødet og din indkaldelse seriøst. Plus det giver et hint om, at det ikke er i orden at komme for sent.

Mangler du mere motivation for at starte til tiden, så kan du regne lidt på, hvad det koster, når I sidder seks mand og venter 10 minutter på at starte et møde.

Samtidig er det vigtigt, at du respekterer de indkaldtes tid. Slut mødet til den planlagte tid. Det stiller nogle krav til, at du på forhånd har forberedt mødets dagsorden godt. Opstår der alligevel et behov for mere tid, så skal alle spørges, om de har tid til at fortsætte mødet.

Når du starter mødet, kan du med fordel opridse formålet med mødet, men også gerne kort gennemgå dagsordenen. Også selvom det har stået i mødeindkaldelsen. Det hjælper dig og deltagerne til at holde fokus.

Nogle vælger at gå så vidt, at mødelederen på mødet, skal begrunde hvorfor hver enkelt mødedeltager er indkaldt. Det har den effekt, at alle kender forventningerne til hinanden.

Mødelederen har også en vigtig rolle, i at sørge for at alle deltagerne bliver hørt, også dine ”stille” kollegaer. Du har jo bedt dem om at deltage, så du og dine kollegaer kan få gavn af deres viden og input. Når du gør det tydeligt, at alle er indkaldt af en bestemt årsag, så styrker du også betydningen af at deltage i et møde. Det får simpelthen mere værdi for den enkelte. Så husk at få alle i tale.

Træd i karakter som mødeleder

Det sker desværre ofte, at møder bliver for lange og går ud over den fastsatte tid. Udover at det kan skyldes en for stor optimisme omkring, hvor mange punkter der egentlig kan nås, så er årsagen ofte, at mødeleder ikke styrer tiden eller dialogen.

For at du kan overholde tiden, kan det være en fordel, at der er allokeret tider til hvert punkt på dagsordenen, og du bruger det som rettesnor under møder.

En anden vigtig ingrediens i at styre tiden og opnå det effektive møde, er din vilje til at skære igennem, når samtalen ikke længere gavner mødets formål. Det er eksempelvis, når tingene bliver gentaget eller den konstruktive dialog bliver til hyggesnak. Der er din rolle som mødeleder at sikre en værdiskabende dialog, der leder op til, at I kan tage beslutninger.

Som afslutning på mødet, laves en opsummering med mødets konklusioner. Mødet giver forhåbentligt nye input og vinkler på situationen, der fører dialogen i forskellige retninger. Derfor er det vigtigt, at du som mødeleder laver en kort opsummering og drager konklusioner på mødet.

En god opsummering øger sandsynligheden for, at alle går fra mødet med den samme forståelse. Det muliggør også, at referatet ikke skal være et detaljeret resume af mødet, men kun indeholder beslutninger og opgaver.

 

Træf beslutninger og få dem ned på skrift

Formålet med at holde mødet er jo at træffe beslutninger. Beslutninger for at du kan komme videre med dit projekt, få tildelt flere ressourcer eller få afklaret konsekvenser på tværs af flere afdelinger ved at vælge A eller B.

En beslutning fører ofte til en eller flere opgaver. For at en opgave bliver udført skal I blive enige om hvem, hvad og hvornår:

  • Hvem er ansvarlig for at udføre opgaven?
  • Hvad er det præcist, der skal laves?
  • Og hvornår er deadline (sæt en realistisk og samtidig ambitiøs deadline)?

Skal der udarbejdes mødereferat eller en opgaveliste? I skal gøre det, der virker for jer. Men det er vigtigt, at jeres beslutninger og opgaver skrives ned. Det giver klarhed over, hvad der blev besluttet – også for dem der ikke kunne (eller skulle) deltage på mødet. Det gør det også lettere for jer at følge op på opgaver og beslutninger efterfølgende.

Det er langt mere effektivt at mødereferatet/opgavelisten bliver kort i form af en opsummering og sendt samme dag frem for et langt referat, der først bliver sendt 8 dage efter mødet.

 

Få styr på teknikken (i god tid)

Som mødeleder bør du inden mødet sikre dig, at diverse hjælpemidler er afprøvet og virker. Det gælder både projektoren/skærmen, men også om din præsentation faktisk kan læses på skærmen. Derudover virker det professionelt, at du har sikret dig, at der er papir i flipoveren, tuschen virker, whiteboardet er visket rent, og at mødelokalet er ryddeligt.

Hvis der er et eksternt møde, vil forberedelser formentlig også omfatte vand, kaffe m.m.

 

Det er god stil at bakke op om en sund mødekultur

Det er respektløs at flytte eller aflyse et møde fem minutter før mødestart. Årsagen er, at dine kollegaer skal afbryde en opgave for at gøre sig klar til mødet. Og hvis din kollega først ser din ændring på vej hen til mødelokalet, så er det både spild af tid og et irritationsmoment for dine kollegaer.

Udover at du spilder dine kollegaers tid, så er disse sidste øjebliks ændringer som gift for jeres mødekultur. Når du – som mødeleder – mener at mødet bare lige kan flyttes, signalerer du at mødet og indholdet ikke er vigtigt. Og det fører ofte til, at folk ikke forbereder sig til dit møde næste gang – for mødet bliver jo nok alligevel flyttet.

Om en udskydelse af mødet skal ske med minimum én times varsel eller mere, må I aftale internt. Hvis der er tale om en annullering (og ikke udskydelse) af mødet, bør annulleringen ske senest et par dage før det planlagte møde. Ellers har de indkaldte spildt deres tid med unødige forberedelser.

Hvis I virkelig har udfordringer med sidste-øjebliks-aflysninger, kan I med fordel aftale, at aflysningen skal begrundes skriftligt. Det kan lyde voldsomt, men vil helt sikkert give nogle refleksioner hos mødeleder (eller chefen) når det skal kommunikeres. For hvem har lyst til at skrive rundt i organisationen, at ”jeg desværre ikke har overblikket over min kalender, og derfor bliver jeg nødt til at udskyde mødet – igen”.

 

Og husk!

Hvis du vil skabe resultater med de råd, du har fået her, så skal du implementere dem. Ikke bare læse dem og tænke: ’Det lyder meget smart, men det virker nok ikke i min forretning’.

Jo det virker.

Prøv selv.